Brochure DEMAdoc
Brochure DEMASharp
DEMAdoc è una suite software web based di gestione di archivi informatici (elettronici e digitali), documenti, informazioni di qualsiasi tipologia e formato; comprende funzionalità di archiviazione, ricerca avanzata, ocr, full text, creazione e gestione pratiche, protocollo elettronico, work flow, conservazione sostitutiva, gestione codice a barre, firma digitale, interoperabilità con altri software, integrazione con multifunzione.
Archive: make it easy!
DEMAdoc rende “facile” l’archivio! Pratico, efficace, di agevole utilizzo è un sistema web-based di gestione (archiviazione, ricerca, consultazione, visualizzazione, etc.) di archivi informatici (elettronici e digitali).
Archive: everywhere!
DEMAdoc porta l’archivio “dovunque”! Con una semplice connessione ad internet è possibile accedere al proprio archivio, in qualunque posto ci si trovi.
Archive: for everyone!
DEMAdoc rende l’archivio accessibile a “chiunque”! Sicurezza e tecnologia al servizio dell’usabilità; tale assunto consente di impiegare uno strumento altamente professionale per la gestione corrente del proprio archivio.
Funzionalità
Le seguenti funzionalità sono presenti a seconda delle versioni adottate
| Gestione documentale
Gestione di archivi informatici (elettronici e digitali), documenti, informazioni di qualsiasi tipologia e formato: archiviazione, ricerca avanzata, full text, creazione pratiche, protocollo, work flow, conservazione sostitutiva, gestione codice a barre, firma digitale, interoperabilità con altri software, integrazione con multifunzione
Gestione delle pratiche Creazione, assegnazione e gestione delle pratiche e dei processi di lavoro ad esse afferenti. |
Conservazione sostitutiva
Gestione delle procedure informatiche necessarie a garantire nel tempo la validità legale di documenti digitali ed informatici: raccolta documenti, preparazione lotto, firma digitale, marca temporale, preparazione volume, riversamento sostituitvo e masterizzazione
WebUna semplice connessione ad internet consente di accedere al sistema e svolgere tutte le attività cui si è abilitati |
| Archiviazione massiva
Gestione di processi di archiviazione per mezzo della Cartella monitorata avanzata con funzionalità che consentono l’archiviazione automatica per mezzo dell’importazione/elaborazione delle informazioni contenute nel nome del file |
Firma digitale
Gestione di tutte le operazioni di firma, verifica e crittografia necessarie ad apporre la firma elettronica su un documento al fine di garantire allo stesso, secondo la normativa vigente in materia, effettiva validità giuridica |
| Gestione delle relazioni – Struttura dell’archivio
L’archivio informatico è strutturato con una architettura ad albero che riproduce l’organizzazione di un vero e proprio archivio fisico organizzato con la logica del contenitore. Pertanto, i documenti possono essere archiviati rispettando la logica delle relazioni con cui si organizzano gli archivi cartacei; ovvero possono essere accorpate tipologie documentali, tra loro eterogenee, per elementi di appartenenza (es: cliente, commessa, fornitore, agente, rivenditore, settore, etc.) |
Ricerche avanzate9 diverse possibili opzioni di ricerca strutturate per garantire, a seconda delle informazioni disponibili, l’individuazione immediata ed esatta del documento utile, anche per mezzo degli operatori logici che consentono di ricercare un documento che contenga una certa parola (o porzione di parola), ma non un’altra (OR), oppure entrambe (AND) o che non la contenga (NOT): dall’albero d’archivio, da home page, nel contenitore, full text, per id, chiavi, tipologia, contenitore, documento |
| Gestione utenti e gruppi (Policy)I permessi per accede al sistema ed ai documenti da esso gestiti sono regolati dalla creazione di gruppi, differenziati per ruolo, ed utenti. La piattaforma, caratterizzata da grande versatilità, si distingue per la possibilità di riferire la policy attribuita a gruppi/utenti anche a singole sezioni di archivio (ad esempio: fascicolo cliente, fascicolo fornitore, fascicolo dipendente, pratica, etc.) fino a ciascun singolo documento in essi contenuto, a prescindere dalla specifica tipologie documentale. | SDKDEMAdoc consente l’interoperabilità con altri applicativi software per mezzo di SDK – specifici e personalizzabili su richiesta -, che utilizzano Web Service per lo scambio dei dati; nel rispetto della normativa vigente in materia e di quanto indicato nel Sistema Pubblico di Connettività, dal DigitPA (ex CNIPA) e delle indicazioni degli organi preposti in materia |
| Sicurezza
Accesso a mezzo di login e password de impiego dei log per la registrazione delle azioni effettuate da ciascun utente su ciascun documento |
WorkFlow
Gestione dei processi aziendali: flussi documentali, creazione pratiche, assegnazione documenti e scadenze, allert. |
| Configurazione del profilo
A ciascun contenitore (fascicolo/cartella) ed a ciascun documento sono associate alcune informazioni (chiavi) caratterizzanti la sua specifica tipologia (classificazione) |
Protocollo
Protocollo elettronico a norma di legge con assegnazione automatica per ciascun documento in entrata ed in uscita di un numero di protocollo progressivo, assegnazione del documento ad utenti/gruppi/pratiche, associazione di documenti, gestione codici a barre |
| Integrazione con hardware di acquisizione
Predisposto alla gestione automatica per mezzo di uno specifico connettore dei file acquisiti attraverso qualunque prodotto hardware di acquisizione dotato di tastiera alfanumerica.
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Barcode
Gestione dei codici a barre per la profilazione e l’indicizzazione automatica dei documenti |
